Devoluciones, anulaciones y reembolsos en el punto de venta
Cuando un cliente devuelve un producto o se cometió un error en una venta, ServiTech Cloud te permite revertirla de forma ordenada: restaura el stock, registra el reembolso del dinero y deja todo reflejado en la caja, sin afectar los períodos ya cerrados.
Existen dos acciones, según lo que necesites hacer:
En ambos casos, el dinero que se le devuelve al cliente se registra como un reembolso, que es un egreso de caja.
Cómo hacer una devolución
Una devolución sirve para devolver productos puntuales de una venta. Puede ser parcial (algunos productos o algunas unidades) o total (todos).
Al confirmar, el sistema:
Puedes hacer varias devoluciones parciales sobre la misma venta a lo largo del tiempo; el sistema siempre lleva la cuenta de lo que ya se devolvió.
Cómo anular una venta
Anular revierte la venta completa. Se usa cuando la venta se registró por error o se cancela por completo.
Al anular, el sistema:
Si la venta no estaba pagada, no se genera ningún reembolso (no hay dinero que devolver).
Diferencia entre devolver y anular
Cómo se refleja el reembolso en la caja
Este es el punto más importante para que tus cuadres queden correctos.
El reembolso es un egreso de caja, no un gasto operativo. Es decir, es dinero que sale porque se le devuelve al cliente, y se muestra de forma separada de los gastos del negocio (arriendo, insumos, etc.).
El reembolso siempre se registra en la caja abierta del día, no en la caja del día en que se hizo la venta original. Esto es a propósito: si la venta fue ayer y esa caja ya cerró, anularla hoy no toca aquel cierre. El dinero sale en el período en que realmente se devuelve, y los períodos pasados quedan intactos.
En el cuadre de caja, el efectivo esperado se calcula así:
Apertura + ingresos en efectivo + depósitos − retiros − gastos en efectivo − reembolsos en efectivo
Por eso vas a ver los reembolsos como una línea propia ("Reembolsos") en el resumen y en el cierre de caja, restando del efectivo esperado.
Forma de reembolso
Puedes devolver el dinero por cualquiera de las formas de pago que tengas configuradas en el punto de venta. El sistema sugiere por defecto la forma con la que se pagó la venta original, pero puedes cambiarla (por ejemplo, devolver en efectivo una compra pagada con tarjeta, según tu política).
Preguntas frecuentes
¿Puedo devolver una venta más de una vez?
Sí, mientras queden unidades disponibles. El sistema nunca te deja devolver más de lo que realmente se vendió y aún no se había devuelto.
¿Una anulación afecta una caja que ya cerré?
No. El reembolso entra en la caja abierta de hoy. Los cierres anteriores no se modifican.
¿Qué pasa con los puntos de fidelidad?
Al anular una venta, los puntos que había otorgado se revierten automáticamente.
Vendí un equipo con garantía y anulo la venta. ¿Qué pasa con el equipo?
El equipo que se había creado en la ficha del cliente se elimina, porque el aparato vuelve al stock y puede venderse de nuevo. La excepción es si ese equipo ya quedó asociado a una orden o presupuesto: en ese caso se conserva.
¿Necesito tener la caja abierta para anular o devolver?
Si usas control de caja, el reembolso se registra en la caja abierta del día. Conviene tenerla abierta para que el egreso quede correctamente reflejado en el cuadre.